Jag är medlem i ett antal föreningar. Flera av dem jobbar med e-post för att kommunicera med sina medlemmar. Genom åren har jag sett flera effektiva sätt att ta död på dessa listor.
Ett klassiskt misstag är att göra sina utskick från Outlook eller en annan e-postklient och klistra in hela listan med e-postadresser i Till/to-fältet. Så att alla ser e-postadresserna till alla de andra på listan. Det leder ofta till att folk gör “svara alla” när de har en synpunkt och sedan är kaoset igång. Andra tycker inte det är så kul att få sin e-postadress exponerad. Se till att använda “blind copy”, eller ännu hellre – skippa Outlook och använd ett riktigt verktyg för e-postutskick. Har du fler än 50 mottagare ska du definitivt aldrig använda din vanliga e-postklient, eller egentligen inte ens om du har 25 mottagare.
En risk är dessutom att någon av alla dessa mottagare (50-100 st) tycker att det är jättebra att få tag på en massa nya e-postadresser och gör ett eget utskick. Vilket skapar irritation och ett förstört förtroende för avsändaren.
Innan vi fick verktyg för utskick av e-post var det vanligt att man skapade e-postlistor. Dessa är oftast avsedda för att vara diskussionsforum. Alltså att alla kan svara avsändaradressen varpå mailet distribueras till hela listan (samtliga mottagare). En utmärkt kommunikationsform för det ändamålet.
Men en del använder e-postlistor för att göra sina utskick, modell nyhetsbrev, till medlemmar. Ibland till flera hundra medlemmar. Då blir det problem, som i en av de föreningar där jag är medlem. Ett utskick som uppmanar till debatt gör att folk börjar svara och svaret skickas ut till alla mottagare. Vissa blir irriterade över att få 20 irrelevanta mail i inkorgen och ber att bli borttagna. Deras begäran om borttagning går också ut till alla på listan och spär på nya svar. Ibland ilskna svar om att det är småaktigt att klaga på att det kommer några mail när det är en viktig debatt som måste föras.
Ett effektivt sätt att ta död på sin adresslista och förstöra förtroendet för avsändaren.
Så det här utmynnar i tre råd:
1. Se till att aldrig göra utskick där mottagarna kan se e-postadresser till övriga mottagare
2. Se till att aldrig göra utskick där mottagarna kan svara så att svaret vidarebefordras till övriga mottagare på listan
3. Se till att det alltid finns en länk i mailet där man kan avsluta sin prenumeration och ta bort sin e-postadress från listan.